Peranan Arsip Dalam Penelitian dan Menjaga Sejarah

URGENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN DALAM MENJAGA SEJARAH

Oleh : Attayaya (Komunitas Blogger Bertuah Pekanbaru)

Apa itu Arsip?

Pengelolaan sebuah tata ruang daerah yang tidak terlepas dari ada atau tidak adanya arsip yang mendukung sebagai bukti sejarah maupun peristiwa-peristiwa yang terjadi saat ini. Istilah arsip didefinisikan sebagai catatan dari rekaman sebuah kegiatan, sumber informasi dengan berbagai bentuk yang dibuat oleh sebuah lembaga, organisasi atau perorangan dalam pelaksanaan sebuah kegiatan. Tidak hanya berbentuk teks tertulis, arsip saat ini juga bisa berbentuk digital, audio dan video.

Istilah arsip yang ada pada bahasa Indonesia saat ini diambil dari bahasa Belanda yakni archief. Secara etimologi istilah yang diambil dari bahasa Yunani yakni archium, artinya sebuah peti tempat menyimpan sesuatu. Jadi pada awalnya istilah arsip ini lebih cenderung kepada tempat penyimpanannya, tetapi saat sekarang maknanya sudah lebih luas ke objek arsip itu sendiri seperti kertas, surat, dokumen dan yang lainnya.

Sedangkan dalam bahasa Latin, arsip disebut felum (bundle) yang artinya benang atau tali. Pada saat ini benang atau tali dipakai untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau surat agar ringkas, rapi dan mudah ditemukan saat dicari.

Peristiwa yang terus terjadi dalam perputaran sejarah kehidupan manusia telah memunculkan banyak arsip yang harus didokumentasikan. Oleh karena itulah dibutuhkan sebuah manajemen pengolahan yang disebut dengan istilah pengarsipan.

Apa itu Pengarsipan?

Jika arsip adalah objek atau bendanya, maka pengarsipan adalah perlakuan terhadap benda tersebut. Secara istilah pengarsipan didefinisikan sebagai sistem pengolahan catatan rekaman kegiatan, sumber informasi yang mempunyai nilai kegunaan dengan teratur, terencana, baik itu jenis arsip yang dibuat ataupun diterima, agar supaya mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan diharapkan secara optimal akan dapat memperlancar kegiatan, tujuan lembaga, organisasi, badan ataupun perorangan.

Di Indonesia pengelolaan pengarsipan dipercayakan kepada Arsip Nasional RI, Perpustakaan Nasional RI untuk di tingkat pusat, Dinas Pengarsipan tingkat wilayah (provinsi), dan Dinas Pengarsipan tingkat daerah (kota/kabupaten). Pada dasarnya pengarsipan ini bertujuan untuk mengikatkan pemahaman literasi mayarakat yang dimulai dengan literasi dasar yakni baca tulis. Pengembangan literasi selanjutnya seperti literasi digital, numerik, kewargaan, sejarah, budaya dan sebagainya juga tetap membutuhkan keberadaan perpustakaan sebagai pengelola sistem pengarsipan yang ada di Indonesia.

Perkembangan Kearsipan di Indonesia.

Sejarah pengarsipan yang ada di Indonesia sudah dimulai sejak ditemukannya prasasti-prasasti dalam bentuk batu yang berisi tulisan dalam bahasa sansekerta dan huruf pallawa. Selain dalam bentuk prasasti, arsip di Indonesia juga ditemukan dalam bentuk kitab-kitab kuno seperti Kitab Pararaton dari Singosari dan kitab Negarakertagama dari Majapahit.

Pada masa penjajahan Belanda, tepatnya setelah VOC berdiri, Belanda memerintahkan sistem pengarsipan yang disebut dengan penataan arsip Resolutiestelsel, yakni pengelompokan jenis arsip di antaranya : Resolusi; Missieven (surat-surat dinas), Bijlagen (lampiran-lampiran), Ingekomen Stuken (surat-surat masuk), Copyuitgaande (salinan surat-surat keluar), Ordres (perintah-perintah), Dagregister (catatan buku harian), Repporten (laporan-laporan), Memorie van Overgave; Adviezer.

Sistem pengarsipan Belanda lainnya yang diterapkan di Indonesia bernama Sistem Kaulbach yakni diterapkan pada tahun 1942-1945. Pasca proklamasi kemerdekaan, lembaga kearsipan diambil alih oleh pemerintah RI dan diberi nama Arsip Negeri. Selanjutnya nama Arsip Negeri ini berubah menjadi Arsip Nasional pada tahun 1959.

Manfaat Arsip

Keberadaan arsip memiliki beberapa manfaat yang penting di antaranya adalah:

1. Sebagai sumber informasi yang penting baik bagi publik maupun personal

2. Sumber dokumentasi yang dibutuhkan oleh publik, lembaga maupun personal sesuai dengan kebutuhannya.

3. Suatu arsip dapat digunakan sebagai bahan pembuktian yang lebih bersifat otentik.

4. Arsip adalah bahan dasar untuk sebuah konsep perencanaan di dalam sebuah pengambilan keputusan.

5. Sebagai alat ukur aktivitas sebuah lembaga, organisasi, hingga pemerintah dalam menjalankan aktivitas kegiatannya.

6. Arsip dapat digunakan sebagai bahan informasi untuk aktivitas ilmiah seperti penelitian dan jenisnya.

Sementara itu, The Liang Gie menyebutkan ada beberapa nilai manfaat dari sebuah arsip yang dikenal dengan sebutan ALFRED, apa itu?

A : Administrasi Value atau nilai administrasi

L : Legal Value atau nilai hukum

F : Fiscal Value atau nilai keuangan

R : Research Value atau nilai penelitian

E : Education Value atau nilai pendidikan

D : Documentary Value atau nilai dokumentasi

Pentingnya Mendokumentasikan Sejarah dalam Arsip

Sejarah dalam kehidupan manusia meliputi kehidupan pribadi, kelompok, masyarakat hingga tata ruang yang lebih luas seperti kota, provinsi hingga negara merupakan rangkaian peristiwa yang cukup penting untuk direkam dalam sebuah perjalanan pengarsipan. Mengapa sejarah itu penting diarsipkan?

1. Sejarah adalah catatan peristiwa yang bisa jadi pembelajaran untuk sebuah perencanaan dan pengambilan keputusan.

2. Sejarah adalah bukti dari sebuah kelompok, personal hingga kehidupan bernegara yang penting untuk menjadi bahan evaluasi bagi kehidupan masyarakat setelahnya.

3. Sejarah adalah sumber penelitian secara akademik yang sangat dibutuhkan dalam bentuk arsip.

4. Sejarah merupakan informasi yang dibutuhkan publik dan dibutuhkan untuk berbagai bentuk kajian bagi pengambilan kebijakan maka sangat penting untuk didokumentasikan. Bentuk kajiannya berupa artikel, makalah, bahan seminar, jurnal penelitian, skripsi, tesis, buku, dan lain sebagainya.

Melalui sistem pengarsipan yang baik dari sebuah sejarah akan sangat memberikan manfaat positif di antaranya :

1. Membantu pemerintah membuat kebijakan sesuai kebutuhan

2. Menjadi bukti keberhasilan di masa lampau yang lebih otentik

3. Menjadi pusat informasi sejarah dan kajian ilmiah

4. Menjadi kekayaan intelektual suatu lembaga atau daerah

Pihak pengarsipan secara umum telah menjalankan beberapa fungsinya dalam mengabadikan sejarah dalam arsip di antaranya adalah :

1. Mengumpulkan naskah-naskah kuno yang langka

2. Menerjemahkan naskah-naskah tersebut dan membuat duplikatnya

3. Membuat kajian dari naskah sejarah dan naskah kuno yang masih ada

4. Melacak naskah kuno yang menjadi bukti sejarah di suatu daerah

5. Pengarsipan dokumen-dokumen Negara

6. Penyelamatan arsip-arsip atau personal, maupun kelompok>

Pengembangan Koleksi Digital Arsip di Era 4.0

Pengarsipan digital di era 4.0 menjadi hal yang penting untuk dipenuhi. Saat ini trend untuk menghadirkan koleksi digital dengan sistem pelayanan serupa sudah dikembangkan di berbagai lembaga yang memiliki koleksi untuk ditampilkan ke publik. Banyak masyarakat Indonesia yang mengakses koleksi-koleksi tentang Pekanbaru maupun Riau, maupun Indonesia secara keseluruhan yang dimiliki oleh beberapa lembaga penyimpan koleksi di luar negeri. Misalnya akses foto-foto pada lembaga KITLV Belanda sebagai bagian dari Royal Netherlands Institute of Southeast Asian and Caribbean Studies atau The Koninklijk Institut voor Taal-, Land- en Volkenkunde. KITLV merupakan sebuah lembaga penelitian Belanda pada daerah Asia Tenggara dan Karibia. Lembaga ini memanfaatkan berbagai koleksi Universitas Leiden yang tersimpan dalam perpustakaan universitas tersebut dimana perpustakaan ini telah berdiri sejak tahun 1587.

Secara umum perpustakaan Leiden memiliki 5,2 juta buku, 44,000 jurnal elektronik dan lebih dari 1 juta buku elektronik. Selain itu perpustakaan ini juga menyimpan 60 ribu manuskrip kuno, 500 ribu surat, 100 ribu peta, 12 ribu gambar, dan 300 ribu foto.

Arsip secara digital perlu didokumentasikan dengan aman sehingga usianya bisa lebih awet tahan lama dibandingkan harus disimpan dalam bentuk konvensional yang rentan hilang, koyak, lapuk dan sebainya.

Selain menyediakan fasilitas arsip untuk aktivitas literasi, hal paling penting yang juga dibutuhkan pada sistem pengelolaan arsip adalah bagaimana bisa mendorong dan meningkatkan minat baca masyarakat.

Kecenderungan orang lebih akrab dengan gawai membuat minat orang datang ke lembaga penyimpan koleksi secara manual menjadi menurun. Cara yang lebih sederhana untuk mengakses koleksi cukup dengan membuka aplikasi digital yang berisi koleksi-koleksi dalam format digital untuk diakses, dipinjam ataupun diproduksi ulang dengan ketentuan-ketentuan tertentu. Sumber koleksi tersebut dapat lebih mudah, lebih efisien dan lebih banyak diakses publik.

Mengapa Chevron?

Chevron yang dahulunya bernama Caltex telah berada di wilayah Indonesia, khususnya Riau sejak lama sekitar tahun 1940-an atau bahkan sebelumnya. Perusahaan memiliki kantor di Rumbai yang masuk wilayah administratif Kota Pekanbaru.

Perjalanan panjang Chevron ini telah terdokumentasikan dengan baik oleh pihak perusahaan baik di bidang eksploitasi maupun eksplorasi sumber daya alam di Riau khususnya minyak bumi. Bahkan sumur minyak pertama Caltex/Chevron berada di Minas yang tidak jauh dari Kota Pekanbaru.

Chevron juga telah turut menjadi bagian sejarah Kota Pekanbaru. Bagaimana bus-bus karyawan yang parkir di sekitar bioskop Lativa menjadi sebuah cerita hangat bagi masyarakat Pekanbaru.

Bahkan banyak pemuda yang sangat bangga dapat bekerja di Caltex, yang sering menunjukkan sepatu bot mereka yang kuat dan tahan banting. Sebuah cerita panjang bagi masyarakat Pekanbaru.

Bahkan, sejarah Kesultanan Siak pun telah didokumentasikan oleh pihak Caltex saat itu misalnya prosesi iringan jenazah Sultan Siak yang diberangkatkan dari Pelabuhan Pasar Bawah menuju Siak.

Kebutuhan Arsip oleh Komunitas Sejarah

Banyak perorangan maupun komunitas yang peduli dengan sejarah Pekanbaru tetapi kekurangan data dan informasi mengenai sejarah Pekanbaru itu sendiri. Salah satunya kebutuhan mereka adalah akses atas koleksi-koleksi foto Caltex/Chevron.

Beberapa komunitas yang peduli sejarah Pekanbaru :

-Serempak

-Pekanbaru Heritage Walk

-Saujana Riau

-Komunitas Blogger Bertuah Pekanbaru, khususnya Divisi Blogger Pekanbaru

-Komunitas Pekanbaroe Tempo Doeloe

-Komunitas Sejarah Kereta Api Pekanbaru – Muaro

-Pekanbaru Death Railway

-Youtuber Pekanbaru

Banyak harapan masyarakat luas agar arsip selalu terjaga untuk kepentingan mengingat sejarah yang ada, baik di Pekanbaru, maupun Riau.